Wozu die e-Rechnung?

Ab 2025 sollen Unternehmen in Deutschland miteinander Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format austauschen – Deutschland hat bei der EU eine Sondergenehmigung beantragt, um dies im Vorgriff auf die VAT in the Digital Age (ViDA)-Initiative der EU bereits früher als andere EU-Staaten einführen zu dürfen. Für die Einführung gibt es aber eine Übergangsfrist bis zum 31.12.2026 und es ist geplant, dass der Bund kostenlose Tools dafür bereitstellt. Das übergeordnete Ziel ist es, dass die Meldung und Kontrolle von Umsatzsteuern in der ganzen EU vereinheitlicht und verbessert wird: Zunächst sollen dadurch die „Zusammenfassenden Meldungen“ entfallen, die derzeit für grenzüberschreitenden Handel verpflichtend sind, später könnten durch die automatisierte Weiterleitung der Rechnungsdaten Umsatzsteuer-Voranmeldungen und -Erklärungen gänzlich unnötig werden, weil Umsatzsteuern und Vorsteuerabzüge direkt für jede Rechnung verrechnet werden. Mehr dazu z.B. beim Haufe-Verlag.

Rechnungen an Bundesbehörden müssen die strukturierten XML-Daten nach dem XRechnung-Format bereits enthalten, dazu hat z.B. der Bund die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) eingerichtet, welche die Länder und Kommunen mitnutzen können (aber nicht müssen, dies führt bereits zu Plattform-Wildwuchs). Dafür muss man von der Rechnungsempfänger-Behörde eine sogenannte „Leitweg-ID“ erhalten und die Bundesbehörden sind spätestens seit 2019 verpflichtet, e-Rechungen anzunehmen. Mehr Informationen dazu gibt es z.B. in der FAQ auf e-rechnung-bund.de.

Klar ist, dass dabei vor allem an mittlere und große Unternehmen gedacht wurde und nicht an kleine und Einzelunternehmen wie Freiberufler. In der Regel haben wir keine automatisierten Rechnungseingangssysteme, die von den neuen Daten wirklich profitieren würden und kontrollieren eingehende Rechungen manuell. Es wird jedoch mindestens nötig sein, e-Rechnungen versenden zu können und Daten aus eingehenden e-Rechungen lesen und bezahlen zu können!

XRechnung und ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?

Zeitgleich mit dem Format XRechnung wurde in der Privatwirtschaft vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ (FeRD) das Format ZUGFeRD entwickelt. Bei diesem liegen die Daten nicht als separate XML-Datei vor, die man nur mit einem speziellen Tool auslesen kann, sondern sind als XML-Anhang in eine menschenlesbare PDF-Datei nach dem nicht editierbaren PDF/A-Standard (Archiv-PDF) eingebettet. Auf diese Weise können ZUGFeRD-Rechungen sowohl von Maschinen als auch von Menschen ohne Spezialsoftware gelesen werden. Die europäische Norm für die elektronische Rechnung, EN 16931, legt als zulässige Syntaxen die XML-Schemata UBL (Universal Business Language) sowie CII (Cross Industry Invoice) fest. XRechnung kann in beiden Syntaxen umgesetzt werden, ZUGFeRD nur in der CII-Syntax. Beide erfüllen aber die kommenden gesetzlichen Anforderungen.

Das Portal für die e-Rechnung des Bundes: ZRE

Wenn Sie Rechnungen an (Bundes-)Behörden stellen, müssen Sie bereits das ZRE-Portal der Bundesregierung dafür nutzen. Es gibt dazu neben der Produktivumgebung auch eine Testumgebung, zu der man sich anmelden kann. Mehr dazu erfahren Sie auf www.e-rechnung-bund.de.
Achtung: Landes- und Kommunalbehörden setzen ggf. eigene Portale für den Rechnungseingang auf, anstatt die ZRE zu nutzen!

Den Portalen gemein ist, dass man nicht mehr lokal bei sich eine (PDF-)Rechnung erzeugt und dem Empfänger schickt, sondern die Rechnungsdaten per Webformular direkt auf dem Rechnungssystem des Empfängers eingibt – oder diese per E-mail an das System sendet, wobei die E-Mail ausschließlich die XRechnung als Dateianhang haben darf.

Das Open Source-Rechnungstool Fakturama

Um bereits heute und relativ unkompliziert Rechungen als XRechnung (blanke XML-Datei) oder ZUGFeRD-Rechnung (XML in PDF/A) erzeugen zu können, bietet sich das Open Source-Rechnungstool Fakturama (www.fakturama.info) an, das auf Java basiert und deshalb für Windows, MacOS und Linux gleichermaßen verfügbar ist. Sie benötigen dazu eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung (JRE) und für die Generierung von Dokumenten und PDF- bzw. auf Wunsch ZUGFeRD-Rechnungen das ebenfalls freie und für alle drei Plattformen verfügbare LibreOffice.

Fakturama dient dazu, alle Arten von rechnungsbezogenen, betriebswirtschaftlich relevanten Dokumenten zu erzeugen: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Mahnungen und auch eigene Bestellungen. Dafür passt man zu Beginn die mitgelieferten LibreOffice-Vorlagen (Dateiendung .ott) an seine Bedürfnisse und seine Corporate Identity an – danach sehen alle Rechnungen gleich aus. Auch die Erzeugung von EPC-Zahlungscodes („Girocode“) für die einfache Überweisung mit der Online-Banking-App ist so möglich und erspart einem das Gefrickel mit der Erzeugung von QR-Codes in MS Word. Hier sehe ich einen echten Mehrwert, der die Kundenfreundlichkeit erhöht und helfen kann, die Zahlungsmoral zu steigern, denn je einfacher Sie Kunden das Bezahlen machen, desto eher werden Zahlungen nicht „vergessen“.

Screenshot von Fakturama 2.1.3 (Mai 2024): Produktübersicht und Produkteditor

Installation

Bevor man loslegt, lohnt sich ein Blick in das aktuelle Benutzerhandbuch: dms.fakturama.info/out/out.ViewFolder.php?folderid=40, in dem die das Programm vorgestellt wird und die Installation und Konfiguration ausführlich beschrieben werden.

Die Installation von Fakturama und ggf. seiner Voraussetzungen gestaltet sich relativ einfach:

1. Man installiert zunächst eine aktuelle Java-Laufzeitumgebung (z.B. von adoptium.net), was sich selbst für Linux lohnen kann, wenn die eigene Distribution mit der Java-Version hinterherhinkt. Bei der Gelegenheit kann man gleich ältere, nicht mehr benötigte Java-Versionen vom System werfen.
2. Dann sollte LibreOffice (de.libreoffice.org/download/download/) installiert oder aktualisiert werden – OpenOffice (www.openoffice.org/download) funktioniert übrigens auch, wird aber nicht so aktiv gepflegt wie der bekannte Fork. Das kommerzielle MS Office wird von der Open Source-Software nicht unterstützt, kann aber problemlos parallel installiert sein.
3. Zum Schluss installiert man Fakturama (www.fakturama.info/downloads).

Konfiguration

Fakturama fragt bei der Installation oder spätestens beim ersten Start nach dem Arbeitsverzeichnis, in das es alle seine Daten, Vorlagen und Dokumente speichern soll.

Danach lohnt es sich, im frisch gestarteten Programm via Datei > Einstellungen einmal alle Einstellungen durchzugehen und insbesondere die eigenen Firmendaten einzutragen. Daneben kann man festlegen, ob man Preise lieber als Netto- oder Bruttobeträge angezeigt bekommt oder unter Nummernkreise > Format das Format von Rechnungsnummern und anderen Dokumenten anpassen, sodass es zum eigenen Unternehmen passt.

Bei Office-Integration musste ich in Windows den Pfad zu LibreOffice manuell angeben, in Linux passt der ermittelte Standardpfad. Ich lasse Dokumente sowohl als ODT als auch als PDF exportieren und habe auch den Pfad etwas entschlackt, wo diese Dokumente hingespeichert werden.

Schließlich ist für die Belange dieses Artikels wichtig, unter ZUGFeRD-Einstellungen die Erzeugung von Daten für die e-Rechnung zu aktivieren. Die Datenversion sollte zumeist „ZUGFeRD 2.1 (XRechnung)“ sein. Fakturama wird darauf hinweisen, dass man dazu LibreOffice einmal starten und ein PDF im Format PDF/A exportieren muss, damit LibreOffice sich dies merkt.
Achtung: Normale PDF-Versionen sind keine konformen e-Rechnungen, nur PDF/A!
Dazu starten wir LibreOffice Writer, tippen ein paar Buchstaben und wählen Datei > Exportieren als… > Als PDF exportieren… – auf dem ersten Tab des Options-Popups ist oben rechts im Bereich „Allgemein“ das Kästchen für „Archiv (PDF/A, ISO 19005) zu aktivieren. Mit dem „Exportieren“-Button schließt man nach eventuellen weiteren Einstellungen den Vorgang ab.

Vorlagen (LibreOffice .ott Templates)

Die Standardvorlagen, die wir im ausgewählten Arbeitsordner in den Unterverzeichnissen des „Vorlagen“-Ordners finden, geben einen ersten Eindruck davon, wie Vorlagen für Fakturama aufgebaut sind: In das Layout werden mit der Tastenkombination Strg+F2 neue Feldbefehle des Typs „Platzhalter“ eingesetzt, die dann beim „Drucken“ nach ODT/PDF dynamisch mit den Daten aus Fakturama befüllt werden.

Einer besonderen Rolle kommt dabei der Tabelle der Artikel zu, denn sie muss bestimmte Voraussetzungen erfüllen, damit Fakturama erkennt, was eine Produktzeile ist und diese nach Bedarf vervielfältigen kann. Nur dann gelingt auch die korrekte Einfügung von Zwischensumme, MwSt und Rechnungsbetrag.

Das Handbuch ist hierbei der größte Helfer, denn es listet übersichtlich alle Platzhalter auf, die man einsetzen kann.

Nun kann man zwei Vorgehensweisen verfolgen:
Entweder, man kopiert eine der vorhandenen Vorlagendateien und öffnet diese per Rechtsklick und „Öffnen“ zum Editieren und ändert diese, bis sie den eigenen Vorstellungen entspricht.
Die zweite Möglichkeit ist, eine seiner vorhandenen Rechnungen als LibreOffice-Vorlage (.ott) in die Ordnerstruktur von Fakturama zu speichern und alle relevanten Eintragungen durch die entsprechenden Feldbefehle und die Produkt-Tabelle zu ersetzen. Dies fand ich am Ende einfacher, als die Beispielvorlage „zurechtzuboxen“.

Und nun… ran an den Speck!
Es hat mich etwa einen Tag für die Vorbereitungen gekostet, Fakturama und vor allem die Dateivorlagen einzurichten, danach aber vereinfacht das Programm die Rechnungstellung enorm, weil es einem die ganzen händischen Eintragungen abnimmt – und wichtige neue Möglichkeiten wie EPC Girocodes zum Bezahlen sowie den Export der bald verpflichtenden e-Rechnung als XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (PDF/A+XML) ermöglicht.

Wenn Sie weitergehende Fragen haben, können Sie diese gern in den Kommentaren unten oder direkt im Forum der Fakturama-Community stellen.

Dieser Artikel wurde beigetragen von unserem Mitglied: Christopher Köbel