Auswahl des richtigen Anbieters

Ihre Übersetzerin oder Ihr Übersetzer muss vom zuständigen Landgericht für die nötigen Sprachen „allgemein ermächtigt“ sein, eine „bestätigte Übersetzung“ anzufertigen. Diese wird umgangssprachlich oft auch „beglaubigte Übersetzung“ genannt, obwohl das nicht richtig ist. Stellen Sie also zunächst sicher, dass die Ermächtigung stimmt, damit Sie keinen Anbieter nach einer Übersetzung z. B. aus dem Polnischen fragen, der diese Aufgabe nicht übernehmen darf, weil er für Italienisch und Englisch beeidigt ist. Natürlich sind wir in der Regel so freundlich, Ihnen passende Kolleg/-innen zu empfehlen, aber Sie sparen sich so einen unnötigen Anruf.

Es lohnt sich auch, auf die örtliche Nähe zu achten: Für die bestätigte Übersetzung sollte entweder das Original oder eine von der Gemeinde oder dem Amtsgericht beglaubigte Kopie des Originals vorgelegt werden. Die Übersetzerin oder der Übersetzer wird in der Bestätigungsformel nämlich vermerken, ob die beglaubigte Übersetzung „vom Original“, „von beglaubigter Kopie“ oder nur „von einfacher Kopie“ (z.B. einem per E-Mail geschickten PDF oder einer Bilddatei) erfolgte. Je nach Empfänger und Behörde kann es dann Probleme mit der Anerkennung geben, wenn die Übersetzung nur von einer unbeglaubigten Kopie gemacht wurde.
Eine Option, wenn kein Anbieter mit den richtigen Sprachen in Ihrer Gegend ist, ist allerdings, eine beglaubigte Kopie per Post oder als Einschreiben einzuschicken, die dann mit der bestätigten Übersetzung und der Rechnung zurückgeschickt wird. Fragen Sie dazu Ihre Übersetzerin oder Ihren Übersetzer, wie sie das handhaben.

Anforderungen an das Original

Für bestätigte Übersetzungen werden (siehe oben) meist die Originaldokumente oder beglaubigte Kopien der Originale benötigt.

Damit Sie nur einmal zu Ihrem Anbieter kommen müssen, lassen sich viele Kolleg/-innen vorab einen vollständigen und gut lesbaren Scan der Urkunde (oder ein gut lesbares, vollständiges Foto) per E-Mail schicken. Sie können diese benutzen, um Ihnen den Kostenvoranschlag bzw. das Angebot zu schreiben und auch schon die Übersetzung vorbereiten. Auf diese Weise bringen Sie das Original nur einmal zur Abholung der beglaubigten Übersetzung mit, damit es mit der eingeschickten Datei verglichen werden kann. Wenn alles übereinstimmt, kann die Übersetzerin oder der Übersetzer den Stempel aufbringen und die Übersetzung unterschreiben.

Das Original oder die (beglaubigte) Kopie sollten …

• vollständig und vollständig lesbar sein.
• bei Scans oder Fotos auch alle weniger gut sichtbaren Elemente leicht erkennbar enthalten, z. B. Prägesiegel, Stempel, Wasserzeichen oder Hologramm-Klebesiegel. Wenn nicht, teilen Sie dies dem Anbieter unbedingt vorher mit!
• im Originalzustand sein, also keine Radierungen oder anderen Merkmale enthalten, die auf eine Fälschung hinweisen können. Wenn Übersetzer/-innen diese erkennen, können Sie dies sonst in der Übersetzung vermerken.
• vorher mit dem Anbieter besprochen werden, wenn Sie nur eine auszugsweise Übersetzung wünschen und Teile des Dokuments nicht übersetzt werden sollen. Die Übersetzerin oder der Übersetzer berät Sie gerne, was sinnvoll ist und was nicht.

Achten Sie darauf, dass Ihre Übersetzer/-innen den Datenschutz beachten und vertraulich mit Ihren Dokumenten umgehen. Mitglieder des BDÜ sind dazu nach der Berufs- und Ehrenordnung des BDÜ verpflichtet („Berufsgeheimnis“), daher ist eine BDÜ-Mitgliedschaft hier ein guter Hinweis. Fragen Sie etwa nach, wie lange elektronische Kopien Ihrer eingereichten Originale oder der Übersetzungen aufbewahrt werden.

Und schließlich: Informieren Sie sich im Voraus über die Kosten der Übersetzung und fragen Sie, wie lange die Anfertigung der Übersetzung dauern wird.

Anforderungen an die bestätigte Übersetzung

Beglaubigte Übersetzungen unterliegen strikten formalen Vorschriften. Sie müssen das Layout des Originals nachahmen, damit die Beamten der Empfängerstelle leicht erkennen können, welches Element der Übersetzung welchem Element des Originals entspricht.

Sie sollten durch eine Überschrift oder Kopfzeile direkt darauf hinweisen, dass es sich um eine „Bestätigte Übersetzung aus der XY Sprache“ handelt, damit niemand annehmen kann, hier würde ein neues Originaldokument ausgestellt. Mehrseitige Übersetzungen sollten außerdem auf jeder Seite nummeriert sein.

Am Ende der Übersetzung sollte der Bestätigungsvermerk stehen, der die „Richtigkeit und Vollständigkeit der Übersetzung“ bestätigt. Dieser wird dann mit dem Stempel und der Unterschrift versehen.

Für die internationale Anerkennung kann für manche Länder zusätzlich eine Apostille erforderlich sein. Diese ist eine Bestätigung der deutschen Behörden (meist des zuständigen Landgerichts oder Regierungspräsidiums), dass die Übersetzung vom Staat Bundesrepublik Deutschland als rechtsverbindliches Dokument anerkannt wird. Dies kann auf dem Postweg bis zu 2 Wochen dauern! Ihr Anbieter kann Sie beraten, an welche Behörde Sie sich dafür wenden müssen – manche erledigen das auf Wunsch für Sie!

Dieser Artikel wurde beigetragen von unserem Mitglied: Christopher Köbel